我大概於2015年將設計思考的手法引入國立虎尾科技大學企業管理系,並持續在創新創業學程、合作的伙伴學校開設課程與工作坊、並與企業間就相關主題互動,對於台灣企業或組織導入設計思考有接近一手的觀察,特整理如下(但不限於):
一、創意思考太過軟性,與工程導向格格不入
我合作的企業或廠商大都具有濃厚的工程背景,他們的思維偏重邏輯性與演繹性,對於藉由觀察、腦力激盪法等不太科學、需要「靈機乍現」的活動(或工具、手法)往往接受度不高,總覺得無法窮盡所有的觀察點與窮盡所有可能的方案,因此對成果的完整性、正確性放心不下;總是想獲得「對」而「完整」的解決方案;但什麼是「對」?什麼又是「完整」?他們也沒有明確的詮釋,對於「黑貓、白貓,能捉得到老鼠的就是好貓」的體會不放心;當要放一隻貓進去抓老鼠時,希望就能預先知道(確保)這隻貓是可以抓到老鼠的,而不是放進去試試看,看能不能抓到老鼠。
二、要導入需要改變組織文化、運作方式、…,但改變組織的運作談何容易
設計思考強調發揮多元匯智,也就是集合不同領域、多元背景的人共同參與,由不同的角度探討目標客群的需要或未被滿足的需要,並瞭解其行為、思維背後的生活、社會與文化脈絡,並藉由快速模型與目標客群互動,獲得他們的回饋並反覆測試與驗證;這套運作方式與邏輯顯然與現行的企業運作不同;因此若想導入設計思考需要由上而下的改變,包括(但不限於):組織文化、運作方式、組織設計、人才雇用…等等,對企業而言,這樣的改變太大,風險太高,成不成功還不知道;更有甚者,企業就算有心朝導入設計思考的工具於企業內部運用,也不知道如何調整組織文化、組織設計與運作方式,以致於設計思考難以於企業內立足,更遑論生根。
三、企業導入設計思考的初期,對相關的工具(觀察、洞見、POV、快速原型、反覆測試)不熟悉,初期的成效不如預期,也就無法獲得長期的支持
設計思考設計係探索目標族群的行為、生活與文化脈絡,並由此「頓悟」出洞見;這些「神」操作,對企業而言相當陌生;因此,企業導入設計思考的前期,往往達不到預期的效果,例如:沒有解讀到目標族群的脈絡、沒有產生顛覆三觀,令人驚艷的洞見,讓企業高層認為即使導入設計思考也沒什麼特殊之處,也不會比過去的作法好到哪裡,甚至更差,設計思考也不過如此,以致於難以在企業內持續推動。
事實上企業不論導入哪一種新作為,初期的成效往往不如企業現行的作法,等企業慢慢熟悉新方法的步驟、運作方式、工具,深刻體會出新作為的理念、思維與邏輯之後,成效才會慢慢發揮出來;也因為如此,企業導入一項新的作為時,高層應深刻認同與理解這項新作為的優點(也包括缺點、瓶頸)才下定決心推動;而不是趕風潮,人有我也要有,這樣「無靈魂」的導入,注定失敗。
四、團隊沒時間或空間互動
企業強調分工,平常各自有各自緊湊的工作要完成(還很多件),像這種強調團隊共創的運作方式對企業而言是一種「奢侈」的活動,團隊成員沒有共同的時間,甚至也沒有共同的空間可以運作。
我建議針對每一個較大型的專案(設計思考亦同)企業就應該留一個固定的空間作為團隊互動的場所,我稱為「戰情室」;在那裡團隊可以張貼或存放該專案相關的資訊,團隊成員隨時想到什麼?或想確認什麼?或想討論什麼?都可以回到戰情室進行,這樣比較有「歸屬」感,也比較有效率。
我所合作的大型企業往往有「很大、很空曠」的大廳,但同仁的工作空間卻是這麼擁擠,互動的空間是一般的會議室,要用借的、且排時段,這樣的運作很不利團隊的運作。
五、企業基於保密的原因,不習慣有「外人」參與
設計思考的目的是深入發掘目標客群的需要,因此邀請目標客群的參與不但有必要,還是必須;但企業往往以內部機密為由,僅限內部人員參與,連供應商、通路都排除在外,一幅閉門造車的畫面。
我認為在瞭解目標客群的行為脈絡、社會脈絡、文化脈絡、需要(未被滿足的需要)、以及隨之而來的洞見,這些活動都還不涉及到產品的設計方案(point of view, POV),企業實不必太過小心;這種缺乏利害關係人的積極參與,往往導致成效不彰,企業不可不查也。
孫子兵法第六章虛實篇有言:「人皆知我所以勝之形,而莫知吾所以制勝之形。故其戰勝不復,而應形於無窮。」這句話的意思是(為了簡單易懂,以意翻,希望離原意不太遠):人們都知道我之所以取勝的型態(原因),但不知道我所以致勝的原因。因此,我取勝的謀略不重複,而採取的致勝原因無窮。」這句話用在商場同樣貼切:人們都知道我在商場成功的原因(是我成功推出讓使用者很有感的產品或服務),但他們不知道我在商場致勝成功的背後原因。我的成功的路徑無法複製(成功的路徑能用一次),我成功的手法變化無窮。」
同樣的,運用設計思考於企業時,我們將探索目標客群的行為脈絡、社會脈絡、文化脈絡所獲得的資訊作為素材,以進行後續的使用者需要分析、洞見,進而重新定義問題、建構設計觀點(POV, Point of Views)、以及產品或服務的發想;前者的活動只是素材,但這些素材不涉及產品或服務的設計方案,也就是這些素材為企業提供各種可用之形;接著企業則運用這些素材(各種可用之形),進行洞見,重新定義問題、建構設計觀點(POV, Point of Views)、產品或服務的發想,為企業獲得「致勝之形」;而這個致勝之形千變萬化,且不重複使用,競爭者只能看車尾燈拼命追趕;等競爭者追到接近的距離之後,企業又拋出新的致勝之形,讓競爭者又措手不及,又拼命追趕。
執行設計思考的企業由於掌握使用者的各種素材(各種可用之形),可用以建構各種讓使用者有感的產品或服務(致勝之形);反觀沒有執行設計思考的企業由於未能掌握目標客群的素材(各種可用之形),因此無法構想出讓使用者有感的產品或服務(致勝之形),前者可以好整以暇,以待競爭者疲於奔命,兩者差距不可謂不大,正如孫子兵法第六章虛實篇所言:「凡先處戰地而待敵者佚,後處戰地而趨戰者勞,故善戰者,致人而不致於人。」
因此,在設計思考前期,邀請利害關係人參與可有效獲得可用的素材,後期則排除利害關係人參與,閉門構思,各種(產品)策略,實為上策。
綜合以上,在設計思考前期,邀請利害關係人參與,不但必要,且無害。
六、企業運作強調分工、缺乏共同成就一件事的心態
企業運作強調分工,將一個專案分割成許多小的工作區塊,由不同專長的人負責,以追求效率;這種太過分工的運作型態,往往在企業內產生一種缺法共同成就一件事的心態,很不利團隊的運作;若此,雖獲得效率,但失去「投入」的心,不可不慎。
七、想要速效,沒有耐心
「天下武功、唯快不破」,經營企業很重要的思維就是「快速」,但設計思考強調的是深度發掘目標客群未被滿足的需要、探究洞見、提供讓他們有感的解決方案;這些都需要時間的醞釀,甚至還需要建構快速原型與他們反覆確認,速效與設計思考的思維格格不入;企業高層見沒有成效,也就失去支持的耐心。
「小時胖,不是胖」,同樣的「初期快,不是快」,重點不在快速,重點在開發出讓使用者很有感的解決方案才是重點;如果能快速開發出讓目標客群很有感的解決方案,自然最好;但無法達到,則寧可慢、也不求快;想想快速開發市場不要的解決方案,除了浪費資源與時間之外,有什麼意義?
以我的經驗,要讓團隊達到高效的境界,就必須讓團隊熟練該運作的步驟、工具、與該運作的理念、思維與邏輯;但要達到這樣的境界往往要經過三次的操作洗禮;第一次操作,讓團隊學習該運作的步驟,體會該運作的精神;第二次操作,讓團隊將該運作所需要的工具,徹底學通;第三次操作,讓團隊成員當小老師教企業的其他團隊,將該運作的步驟、工具、理念、思維與邏輯內化;經過這三輪的操作洗禮,才算是真正的學會,才能追求速效;在這之前,追求速效只是緣木求魚。
八、以為設計思考就一定會有創意的結果
設計思考是深入瞭解目標客群的(未被滿足的)需要,再以創新思維來定義問題、解決問題,並經過反覆測試,確認目標客群真正需要的一種解決問題的方法;它只是一項工具或方法,它不會自動產生創意或讓自動產生目標客群很有感的解決方案;產生「創意」或「讓目標客群很有感的解決方案」的源頭還是要靠執行設計思考的團隊;設計思考只是將產生「創意」或「讓目標客群很有感的解決方案」的程序拆解,並步驟化、工具化,讓執行團隊比其他方法更容易藉此產出有創意的結果;有時候企業高層將兩者混淆,以為設計思考就一定會有創意的結果,當團隊的產出不如預期時,往往「怪罪」設計思考不給力。
九、想侷限於少數人,不準備推廣到整個公司
很多企業想到設計思考,就想到「設計」,因此將設計思考的團隊限縮在設計團隊或產品開發團隊;事實上設計思考是一個問題解決的工具,在設計思考與解決問題的文章中強調設計思考分成兩大部份,分別是:1. 對議題的深度探索,以對議題的深層理解(洞見),進而挑選出切入點(設計觀點,POV);2. 提出創新性的解決方案;因此,只要是企業內部的人員,其日常工作需要面對問題、解決問題,都應該具有設計思考的精神與邏輯,以為企業深度解決問題;至於是否依照設計思考的步驟則另當別論。
十、事事請示
企業導入設計思考還有一個常見的問題就是團隊被有限授權,因此在執行過程中往往事事請示,沒有主體性,無法發揮團隊的群體智慧;例如:要外出拜訪使用者,需要請示、上次拜訪好像沒問完整,想再去問個詳細,當然要請示(還很可能不被核准)、想邀請外人參與討論,當然要請示、調整探討的主題,一定要請示、製作快速原型,要少量的經費,也要事先被核准、要與目標客群進行測試驗證,整個測試計畫都要被核准、…;總體而言,企業內運作設計思考的行政作業太過繁瑣,且往往被行政作業所拖累,在多一事不如少一事的企業氛圍下,設計思考成效自然不彰,也是可預期的。
結語
設計思考為一個創新性解決問題的有用工具之一,我堅信企業導入並運作生根,會有很不一樣的風景;但要順利導入,則企業面臨許多瓶頸與思維,要成功並不容易;若想順利導入,就必須對組織導入新作為的手法嫻熟,這涉及組織變革的議題,是一件很不容易的事情;企業若真想導入,切不可掉以輕心;意者或可參考先前的文章:組織導入新作為的策略(組織變革的策略),或可有些啟發。